Przewodnik

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF
5 czerwca 2015

Zasady poszukiwania dokumentacji pracowniczej

1. Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku przechowuje wyłącznie dokumentację pochodzącą ze zlikwidowanych zakładów pracy, przejętą od upadłych pracodawców i przechowawców. Dlatego jeśli poszukujesz swojej dokumentacji w pierwszej kolejności sprawdź czy twój zakład pracy istnieje. Jeśli tak, wszystkie potrzebne dokumenty otrzymasz bezpłatnie od pracodawcy. Jeśli zakład się sprywatyzował, przekształcił, ale nadal istnieje, zwróć się do kadr, obecny pracodawca jako następca prawny wyda ci dokumenty. Jeśli zakład jest w trakcie likwidacji, także Syndyk lub Likwidator mają obowiązek wydać dokumenty. Pracodawca oraz następca prawny, syndyk lub likwidator mają prawo wystawić byłemu pracownikowi dokumenty, których brakuje w jego aktach osobowych, takie jak: druk RP7, zaświadczenie o pracy w warunkach szkodliwych dla zdrowia, może też poprawić ewidentne pomyłki, lub literówki występujące w imionach, nazwiskach, datach. Archiwum podobnie jak inni przechowawcy może jedynie wydać kopie z dokumentów znajdujących się w aktach osobowych
i płacowych, nie może wystawiać nowych dokumentów ani korygować  błędów.

2. Jeśli nastąpiła całkowita likwidacja państwowej firmy lub zakładu pracy dokumentacja pracownicza mogła zostać przekazana na przechowanie organowi założycielskiemu, takiemu jak właściwe dla danej branży Ministerstwo, Urząd Wojewódzki, lub Urząd Miasta. Wskazówką może być nazwa przedsiębiorstwa, jeśli w nazwie występują określenia takie jak: „Wojewódzkie Przedsiębiorstwo….” , „Miejskie Zakłady…” należy zwracać się do archiwów istniejących przy tych urzędach.

3. Składając wniosek o udostępnienie dokumentacji osobowej i płacowej lub o wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji z twojego zlikwidowanego zakładu pracy podaj pełną nazwę zakładu oraz jego adres. Wszyscy przechowawcy przechowują dokumentację firm. Bardzo wiele z nich nosiło identyczne nazwy, więc jedynie pełne dane adresowe pozwalają je zidentyfikować. Mając odnalezioną firmę można przejść do kolejnego etapu jakim jest poszukiwanie dokumentacji osobowej i płacowej pracownika.

4. Akta osobowe pracowników od wprowadzenia pierwszych aktów prawnych regulujących tę kwestię były przechowywane przez 50 lat, licząc od daty rozwiązania umowy o pracę. Inaczej traktowane były akta płacowe. Zgodnie z przepisami archiwalnymi, aż do roku 2002 mogły być niszczone po upływie 12 lat, liczonych od daty wytworzenia tej dokumentacji. Od 2002 r. okres ich przechowywania został wydłużony do lat 50. Taka sytuacja sprawia, że nawet istniejące obecnie firmy, przedsiębiorstwa i zakłady pracy mogą nie posiadać dokumentacji płacowej z okresu 1960- 1990. Jeśli otrzymałeś od pracodawcy lub jego następcy prawnego, syndyka, likwidatora lub przechowawcy taką wiadomość dalsze poszukiwanie dokumentacji płacowej jest bezcelowe. Była ona sporządzana w jednym egzemplarzu i jeśli została zniszczona jest nie do odtworzenia. Jedyną pomocą mogą być wpisy zarobków w książeczce ubezpieczeniowej, lub zapis w umowie o pracę lub w świadectwie pracy miesięcznej kwoty zarobku. Zapisy podające stawkę godzinową nie są przydatne, bo nie wiadomo ile godzin w miesiącu pracownik przepracował.

5. ZUS uznaje jedynie dokumenty potwierdzające zatrudnienie w ramach umowy o pracę, z której odprowadzano składki na świadczenie emerytalne, jeżeli pracowałeś np. jako opiekunka do dziecka, sezonowy pracownik rolny, sprzedawca lodów i nie podpisałeś umowy o pracę, dokumenty jakich szukasz nigdy nie zostały sporządzone.

6. Jeśli w okresie PRL-u pracowałeś na umowę o pracę w prywatnej firmie zatrudniającej do 20 pracowników miałeś indywidualne konto w ZUS. Składając wniosek w ZUS o świadczenie emerytalne lub rentowe powołaj się na ten fakt.

7. Istnieją specjalne przepisy dotyczące pracy w gospodarstwach rolnych, przepisy regulujące brak dokumentacji pracowniczej spowodowane powodzią z 1997 roku, jeśli taka sytuacja dotyczy ciebie poinformuj o tym ZUS i dowiedz się co należy zrobić.

8. Jeśli poszukujesz dokumentów potwierdzających twoją służbę wojskową, wiedz, że osoby, które odbyły czynną  lub zastępczą służbę wojskową mogą udowodnić okres jej pełnienia wpisem w książeczce wojskowej, a w razie jej braku wystąpić o potwierdzenie okresu służby wojskowej do właściwej terytorialnie Wojskowej Komendy Uzupełnień (WKU dawniej WKR). Teczki osobowe żołnierzy zawodowych  (podoficerów i oficerów do stopnia podpułkownika) przesyłane są z jednostek wojskowych do Wojskowej Komendy Uzupełnień właściwej ze  względu na miejsce zameldowania danej osoby. W momencie przeniesienia jej do rezerwy, w stan spoczynku albo w przypadku śmierci akta trafiają do właściwego terytorialnie archiwum wojskowego. Adresy pod jakie należy się zwrócić to: Archiwum Wojskowe, 56-400 Oleśnica, ul. Wileńska 14, Tel. (71) 766 57 77, (71) 766 57 55, (71) 766 57 60. Archiwum to przechowuje akta osobowe ze zlikwidowanych jednostek wojskowych. Archiwum Wojskowe, 87-100 Toruń, ul. Chłopickiego 1/7, Tel. (56) 653 29 00, Archiwum to przechowuje akta osobowe z istniejących jednostek wojskowych.

9. Jeżeli poszukujesz dokumentacji z okresu swego zatrudnienia w Spółdzielni, to zgodnie z prawem spółdzielczym dokumentacja ta powinna trafić na przechowanie do związków rewizyjnych zrzeszających spółdzielnie i związków lustracyjnych oraz archiwum Krajowej Rady Spółdzielczej.

Adresy pod jakie należy się zwrócić to:

Krajowa Rada Spółdzielcza, Archiwum Spółdzielcze

01-918 Warszawa, ul. Nocznickiego 29,
Tel. (22) 835 12 60.

 

Krajowy Związek Rewizyjny Spółdzielni „Samopomoc Chłopska”

00-950 Warszawa, ul. Kopernika 30,
Tel. (22) 827 98 08; (22) 826 10 81.

 

Krajowy Związek Rewizyjny Spółdzielni Spożywców „Społem”

02-548 Warszawa, u. Grażyny 13/15,
Tel. (22) 440 82 00/01.

 

Krajowy Związek Rewizyjny Rolników Kółek i Organizacji Rolniczych

00-410 Warszawa, ul. Solec 18/20,
Tel. (22) 827 75 55.

 

Krajowy Związek Rewizyjny Rolniczych Spółdzielni Produkcyjnych

00-325 Warszawa, u. Krakowskie Przedmieście 6,
Tel. (22) 826 75 91; (22) 826 74/75.

 

Krajowy Związek Spółdzielni Mleczarskich

00-682 Warszawa, u. Hoża 66/68,
Tel. (22) 372 03 72; (22) 372 03 14.

 

Krajowy Związek Rewizyjny Spółdzielni Inwalidów i Spółdzielni Niewidomych

00-953 Warszawa, ul. Gałczyńskiego 4,
Tel. (22) 827 86 80, (22) 828 46 96.

 

Krajowy Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych

00-850 Warszawa, ul. Prosta 2/4,
Tel. (22) 620 00 28, (22) 652 32 74.

 

Związek Rewizyjny Spółdzielni Ogrodniczo – Pszczelarskich

96-515 Teresin,  Al. XX- Lecia 3,
Tel. (46) 861 30 11/98.

 

Związek Rzemiosła Polskiego

00-246 Warszawa, ul. Miodowa 14,
Tel. (22) 831 61 61, (22) 504 42 00.



10. Wchodząc na stronę Związku Lustracyjne Spółdzielni Pracy, pod adresem http://www.zlsp.org.pl znajdziesz zakładkę „Składnice akt” gdzie można odnaleźć adresy terenowych archiwów przechowujących dokumentację zlikwidowanych spółdzielni. Jeśli tą drogą nie uda ci się odnaleźć poszukiwanej dokumentacji pozostaje skorzystać z Krajowego Rejestru Sądowego – patrz punkt 12.

11. Gdy nie jesteś w stanie odszukać lub zdobyć dokumentów potwierdzających okres twojego zatrudnienia lub twoją pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, możesz przedstawić świadków, którzy to potwierdzą. W ten sposób możesz potwierdzić także przymusową pracę na rzecz okupanta w okresie II Wojny Światowej, twoi świadkowie muszą jednak posiadać dokumenty potwierdzające ich prace w tym samym czasie i w tym samym zakładzie pracy. Jeśli ZUS nie uzna oświadczeń złożonych przez świadków możesz zaskarżyć tę decyzję do Sądu. Nie można przy pomocy świadków potwierdzić wysokości zarobków. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2009 r., gdy brak jest tylko dokumentów potwierdzających wysokość zarobków, ZUS wylicza wysokość składki biorąc za podstawę najniższe krajowe wynagrodzenie w tym okresie.

12. Zgodnie z przepisami właściciel zlikwidowanej firmy, syndyk lub likwidator powinni zabezpieczyć dokumentację pracowniczą przekazując ją na przechowanie podmiotowi prowadzącemu taką działalność usługową. Mogą też zabrać dokumentację do domu. Dotarcie do właściciela, syndyka lub likwidatora jest łatwiejsze, jeśli firma została zarejestrowana w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym). Aktualne adresy i telefony wraz z obszarami właściwości terytorialnych znajdziesz wchodząc do Biuletynu Informacji Publicznej (Bip) na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości, wystarczy wpisać w wyszukiwarkę http://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/okrajowy-rejestr-sadowy/adresy/ , a zobaczysz „Listę Wydziałów Gospodarczych Krajowego Rejestru Sądowego…”

13. Możesz poszukiwać dokumentacji zlikwidowanej firmy posługując się dostępnymi w Internecie bazami danych. Największe z nich to „Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców” dostępna pod adresem  https://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl lub „Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy”, znajdująca się na stronie ZUS, można też posłużyć się innymi wyszukiwarkami internetowymi wpisując nazwę poszukiwanego zakładu pracy. Można też przeszukiwać strony internetowe przechowawców, takich jak Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, czy prywatne firmy przechowalnicze. Baza „Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej…” składa się z dwóch części: „Pracodawcy” i „Przechowawcy”. Największe firmy przechowalnicze posiadają strony internetowe na których zwykle znajdują się aktualne wykazy przechowywanych firm i zakładów pracy.

14. Jeśli poszukujesz dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanej firmy z okresu swojego zatrudnienia po roku 1998, czyli po reformie emerytalnej wprowadzającej indywidualne konta w ZUS, na które były odprowadzane składki od każdego zatrudnionego na umowę o pracę, zwróć się w tej sprawie bezpośrednio do ZUS.

15. Jeśli nie ustaliłeś jeszcze twojego kapitału początkowego w ZUS, czyli nie dostarczyłeś dokumentów potwierdzających twoje zatrudnienie i wysokość zarobków przed 1 stycznia 1999 roku, zrób to bezzwłocznie, bo jeśli poczekasz z tym aż do osiągnięcia wieku emerytalnego będzie za późno, możesz nigdy nie odnaleźć tych dokumentów.

16. Jeśli odnalazłeś przechowawcę dokumentacji pracowniczej pochodzącej z twojej zlikwidowanej firmy, a nie możesz nawiązać z nim kontaktu (nie odpowiada na listy, nie odbiera telefonów) złóż skargę do Marszałka Województwa właściwego terytorialnie dla siedziby firmy. Podobnie, jeśli pobrano od ciebie opłatę niezgodną z Rozporządzeniem Ministra Kultury z 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. 2005.28.240). Jeśli ZUS odrzucił otrzymane od prywatnego przechowawcy dokumenty, ponieważ nie jest on zarejestrowany w rejestrze prowadzonym przez Marszałka Województwa, a tym samym prowadzi nielegalną działalność, złóż doniesienie do Prokuratury powołując się na art. 276 Kodeksu Karnego, w którym zapisano : „kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega  grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”. Masz też prawo z powództwa cywilnego domagać się od takiego przechowawcy zadośćuczynienia za straty finansowe jakie ponosisz.  

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2015-06-05
Data publikacji:2015-06-05
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:
Liczba odwiedzin:41664